¿Sabías que las empresas han incrementado en los últimos meses su demanda de externalización de servicios en un 30 %? Según datos de Manpower, la incertidumbre económica provoca que las compañías busquen en el outsourcing la respuesta a sus necesidades. En un clima inestable se dan cuenta de que dejar ciertos servicios en manos de una organización especializada es una efectiva manera de ahorrar costes sin perder calidad, pudiendo beneficiarse del talento especializado sin tener que contratarlo y/o formarlo directamente. Y es que este es, precisamente, uno de los 6 beneficios de la externalización con los que se encuentran las empresas. Profundicemos en ello.

6 beneficios de la externalización

1. Talento especializado: según la Guía HAYS del Mercado Laboral 2023, hasta un 91 % de las empresas reconoce tener dificultades para cubrir ciertos puestos, especialmente aquellos que requieren de perfiles más cualificados. Ante esta situación, hay varias opciones:

• Seguir buscando a ese profesional, con la inversión en tiempo y costes que eso conlleva: variará dependiendo del puesto y el tamaño de la compañía, pero, en el mejor de los casos, puede demorarse entre tres y cuatro semanas.
• Formar a los empleados: será posible cuando el perfil que se precisa encaje muy bien con alguna de las personas que conforman el equipo, pero igualmente es una inversión que llevará un tiempo y, aun así, este empleado recién formado necesitará algún tiempo para dominar la materia.
• Optar por el BPO: sin duda es lo más eficiente, las empresas especializadas en externalización, con dilatada experiencia como Servinform, cuentan con el personal adecuado, experto en las tareas que hay que cubrir y lo hacen bajo altos estándares de calidad.

Ahorro con la externalización

2. Ahorro en tiempo y dinero: acudir a un experto en esos servicios que una empresa necesita implementar va a suponer un ahorro. La compañía de externalización ya cuenta con el personal especializado y las infraestructuras necesarias para poder realizar las tareas con la máxima calidad, sin necesidad de tener que gastar recursos en una costosa inversión.
3. Cobertura 24 x 7: especialmente importante en servicios como la atención al cliente. No todas las empresas pueden permitirse el lujo de asistir a sus usuarios como les gustaría, por eso el outsourcing es la respuesta a esta necesidad. Derivando esta tarea a una organización especializada no solo garantizan cubrir un horario que de otra manera les sería imposible, sino que además tienen la certeza de que se llevará a cabo por profesionales experimentados y con soluciones de alta calidad y vanguardia.
4. Aumenta la productividad: a menudo las empresas se pierden en tediosas y repetitivas tareas que no les ayudan a despuntar en su sector. Al delegar esas gestiones a otras compañías no solo mejoran y destacan en lo que realmente les importa, sino que, además, la motivación de sus empleados aumenta y, por tanto, su fidelidad también. Esto se traduce en grandes beneficios a largo plazo: la organización se hace cada vez más fuerte y productiva en su área, su imagen de marca es día a día más atractiva y su rotación disminuye, con todo lo que ello conlleva (reducción de gastos, mayor prestigio, etc.) Todo ello hace que este suponga uno de los 6 beneficios de la externalización más apreciados por las empresas.

Ventaja competitiva

5. Mejora la calidad: que un partner especializado se encargue de esos procesos tediosos que quitan tiempo y energía hace que el resultado final sea de muchísima más calidad. Estarán en manos de personas con experiencia que cuidarán y resolverán de forma ágil la gestión. Lo cierto es que los días tienen un número limitado de horas y no todas las organizaciones pueden permitirse el lujo de poner la misma atención en cada una de sus tareas. Al delegar algunas de ellas, se centran mejor en su core business, que es lo que les va a posicionar sobre otros negocios. Además, como se evitan errores, el prestigio de la compañía crece.
6. Estar a la última en tecnología: contar con un partner como Servinform conlleva una clara ventaja: la posibilidad de acceder a soluciones innovadoras que de otra manera sería imposible. Esto permite a las empresas permanecer a la vanguardia tecnológica a la vez que reducen costes. En un momento como el que vivimos, marcado por la transformación digital, resulta indispensable para las organizaciones poder tener acceso a los últimos avances. Según datos del informe Brújula Tecnologías digitales, elaborado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad, un 31,8 % de las compañías de 10 o más personas empleadas en España usan sistemas cloud, el 13,9 % analiza macrodatos (2,8 puntos más que en 2021) y el 11,8 % utiliza inteligencia artificial (3,5 puntos más que en 2021). Quedarse al margen de estas cifras supone un retroceso evidente o incluso el cierre del negocio.

El outsourcing supone una herramienta fundamental para las empresas que aspiran a seguir creciendo en un mercado cada vez más especializado, tecnológico y complejo. Estos son solo 6 beneficios de la externalización, pero lo cierto es que hay muchos más (flexibilidad, reducción de riesgos, eficiencia, etc.) Te invitamos a que los descubras todos trabajando con Servinform, estaremos encantados de ayudarte y de llevar tu negocio al siguiente nivel.

El BPO ya no es solo el futuro de las empresas, es su presente. En un mundo en el que cada vez tiene más valor la especialización, la necesidad de externalizar procesos y ponerlos en manos de expertos se ha convertido en algo crucial para el éxito de las compañías. La transformación digital, acelerada por la pandemia, empujó a las organizaciones a adaptarse rápidamente a una nueva manera de trabajar, castigando duramente a aquellas que no fueran capaces de adaptarse. Según datos de la Asociación Española de Empresas de Consultoría, los ingresos procedentes de los servicios de outsourcing alcanzaron los 7.658 millones de euros en 2021. 

Y es que la externalización conlleva un ahorro importante para las empresas que apuestan por ella, no solo porque pueden centrarse en otras tareas y ser más productivas, sino también porque la compañía de BPO ya cuenta con el personal y las instalaciones apropiados, algo que, de tener que llevarlo a cabo por sí misma, le supondría un gasto elevadísimo y, probablemente, las más pequeñas optarían por no implementarlo. 

Escasez de talento

La transformación digital también ha disparado la demanda de perfiles tecnológicos, algunos tan especializados que resulta complicado encontrar personal lo suficientemente preparado como para afrontar el desafío. Según datos de Eurostat, aproximadamente un 1 % de los puestos que se ofrecen, es decir, unos 109.000, no llegan a cubrirse. 

Las empresas han visto en la externalización una tabla salvadora con la que suplir esa búsqueda incansable: la compañía de BPO cuenta con expertos en diferentes áreas, y, como es el caso de Servinform, también con los que resuelven de forma exitosa cualquier necesidad derivada de la transformación digital. Eso supone un gran alivio para el altísimo porcentaje de organizaciones, en un 70 %, PYMES y de menos de 200 trabajadores, que no consigue cubrir sus vacantes. Según un reciente informe de IESE Business School, el déficit de talento se da especialmente en las áreas de inteligencia artificial y big data (85 %) y marketing digital (82 %). Las empresas consultadas para el estudio indicaron que los conocimientos profesionales más demandados en 2025 serán los relacionados con idiomas, regulación medioambiental, big data, marketing digital, IA y robótica. 

En Servinform lo sabemos muy bien, por eso estamos preparados con profesionales que se adaptan a las nuevas necesidades. De esa manera, al externalizar procesos, nuestros clientes se pueden centrar exclusivamente en crecer y especializarse en su ámbito, olvidándose de quebraderos de cabeza innecesarios. 

Externalizar procesos, la clave

Y es que la externalización conlleva muchísimas ventajas, por eso no es de extrañar que haya crecido tanto el número de organizaciones que apuesta por esta fórmula: según un informe de NTT Services, se estima que el 45 % de las empresas ha planeado aumentar su subcontratación desde la pandemia, a menudo buscando habilidades que no pueden cubrir por sí mismas. En otras ocasiones, lo que quieren es una reducción de los costes y, en todos los casos, consiguen mucho más de lo que esperaban: agregar valor a su actividad empresarial, lo que puede traducirse en elevados beneficios y una mayor motivación de los empleados, que sienten que se dedican realmente a lo importante y ven un mayor crecimiento de la organización en la que se desenvuelven. 

No hay que olvidar, además, que externalizar procesos conlleva que esos servicios que se delegan van a llevarse a cabo con una dosis de calidad extra que de otra forma no sería posible, sin errores y en un plazo de tiempo generalmente más corto que si lo ejecutara la propia empresa. Igualmente, al gestionarse la tarea de forma más eficiente, se reducen riesgos que puedan dañar la imagen de marca. 

¿Qué se puede externalizar?

El refranero está repleto de sabiduría, frases como “zapatero a tus zapatos” o “el que mucho abarca, poco aprieta” serían aplicables a este punto. Lo ideal es que los negocios dejen en manos de expertos esas tareas que les alejan de su objetivo principal. Aquí podríamos hablar de: 

• Procesos completos: como pueden ser la gestión de nóminas o la contabilidad financiera. 
• Parciales: por ejemplo, la digitalización de los contratos o la preparación de cuentas anuales. 
• Masivos: aquellos en los que se maneja mucha información. 

• De bajo valor añadido: que son de obligado cumplimiento, pero que no están relacionados con la actividad principal. 
• Repetitivos: formados por tareas que se repiten. 
• Procesos que consumen muchos recursos: son los que siempre se deberían externalizar, porque ‘queman’ valioso tiempo y dinero que podría dedicarse a otras tareas mucho más productivas. 

En Servinform somos especialistas en outsourcing, nuestra dilatada experiencia y nuestros más de 1.200 clientes satisfechos nos avalan. Si estás pensando en externalizar procesos, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros, estamos seguros de que podremos ayudarte. 

El sector de la externalización no ha dejado de crecer en estos últimos años. Este supone una oportunidad para las empresas de potenciar sus capacidades de gestión y administración tecnológica y de personal.   

Además, debido al gran crecimiento de la competitividad, muchas compañías necesitan externalizar actividades para no perder de vista el core business, desarrollar las actividades que son claves en su negocio y dar servicios mucho más especializados a sus clientes. Si bien es cierto, que a diferencia del BPO, la externalización abarca cualquier tipo de actividad, no solo la que es considerada “no primaria”. 

Es una forma de mejorar la capacidad de adaptación de las empresas a los entornos cambiantes, en los que hace falta realizar cambios sustanciales que mejoren la capacitación de las mimas para dar, de forma rápida y eficaz, una respuesta a las necesidades del mercado. 

Muchas compañías siguen pensando que externalizar supone perder el control, pero los innumerables aspectos positivos que trae consigo, la avalan como estandarte de crecimiento y evolución. Es más, la gran mayoría de sociedades que han decidido mejorar han apostado por la externalización.  

¿Por qué dar el paso de la externalización? 

Externalizar es sinónimo de flexibilizar. Ayuda a las empresas a eliminar rigidices aportando mayor margen de crecimiento. Las permite ser más productivas y eficientes. 

A esto, hay que sumarle los múltiples beneficios que aporta: 

• Permite focalizar los esfuerzos en la actividad primaria. 
• Genera una mayor profesionalización gracias a la incorporación de perfiles expertos al proyecto. 
• De lo anterior, se concatena una mejora de la calidad en los servicios o productos que se presentan.  
• Reduce los costes. 
• Aumenta la productividad. 
• Reduce los riesgos. 

Claves para comenzar la externalización en tu empresa 

Ahora bien, surge una importante diatriba cuando se quiere iniciar este proceso para mejorar la productividad empresarial porque no se sabe muy bien cómo empezar la externalización o por dónde comenzarla.  

Lo primero, y más importante, es saber qué actividades se van a hacer con recursos propios y cuáles van a necesitar la ayuda de un partner o proveedor. 

En este caso, lo más aconsejable es empezar con aquellos servicios que no forman parte directa del proceso productivo, como, por ejemplo, la atención al cliente, asesorías contables y tributarias, el desarrollo web… y olvidarse de dejar en manos de terceros las core. Sin embargo, hay empresas que externalizan sus actividades principales, pero manteniendo un control absoluto del proceso.  

El siguiente paso sería plantearse ciertas preguntas cuyas respuestas irán guiándote para saber cómo realizar este proceso de outsourcing: 

• ¿La compañía es competitiva en el mercado en el que opera? Esta pregunta define el tipo de externalización que necesitará la compañía: outsourcing a nivel local u offshoring. 
• ¿Cuáles son las competencias core? Al identificarlas adecuadamente se acotan las actividades que pueden ser externalizadas.  
• ¿El grupo conoce sus costes de estructura y de departamentos? La respuesta a esto es una de las razones más populares de la externalización. Reducir costes es importante, pero para ello hay que saber cuál es el área que más conviene “delegar”.  
• ¿La compañía está aplicando las estrategias correctas de gestión, personal y procesos para ser competitiva? La estrategia que se está siguiendo debe tenerse en cuenta a la hora de analizar qué proceso se va a externalizar. 
• ¿Puede ser el outsourcing una pieza clave para conseguir los objetivos? Con un DAFO se obtendrá la respuesta.  

Después de dar respuesta a todas estas preguntas y tener más o menos definida la estrategia surge la duda de cuándo llevarla a cabo. La verdad es que no hay un momento perfecto, pero sí más adecuado. Este es cuando los costes fijos están muy altos, la inversión que se debe hacer para dar un servicio de calidad es superior a los beneficios o simplemente cuando tu empresa lo necesita para crecer y mejorar.  

El outsourcing es un modo de mejorar los resultados de la cadena de valor. El proveedor se presenta como un partner que aporta valor en el proceso productivo.