Cómo el correo electrónico robotizado impulsa la eficiencia en la gestión de clientes

Cada día miles de empresas se enfrentan al caos que supone un buzón de correo mal organizado: emails que entran donde no deben, documentos adjuntos en diferentes formatos, correos que se pierden o nunca llegan a su destino… Es un problema que afecta a todas las áreas de la compañía, pero especialmente a aquellas que tienen contacto con el cliente, lo que supone un gran dolor de cabeza para su productividad y ventas.

¿Cuál es la solución? ¿Qué varias personas dediquen miles de horas a clasificar y enviar los emails a su lugar adecuado y desperdiciar así su talento en otras tareas más creativas?

Beneficios del correo electrónico robotizado

Afortunadamente, para estos casos se utiliza el correo electrónico automatizado, un sistema inteligente encargado de analizar, clasificar, ordenar y redirigir correctamente los emails que llegan de forma caótica a una compañía, así como los correos que las empresas usan internamente y con sus proveedores.

El correo electrónico robotizado supone una herramienta eficaz para reducir costes y optimizar los recursos, aunque no es su único beneficio:

  • Ahorro de tiempo: al automatizarse, las miles de horas que antes se dedicaban a tareas tediosas desaparecen y las personas pueden enfocarse en otras más creativas, incrementando la producción y las ventas.
  • Fidelización de clientes: la automatización evita posibles errores, reduce tiempos y, por tanto, contribuye a una mayor satisfacción de los usuarios.
  • Retención del talento: uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas es la captación y retención del talento. Si un profesional tiene que dedicar gran parte de su jornada laboral a tareas que no aportan valor, sin duda se sentirá desmotivado y acabará buscando otro lugar donde desarrollarse. Implementar este tipo de soluciones permite que los empleados puedan centrarse en labores más gratificantes.
  • Aumento de la productividad: el principal foco de la atención de la compañía debe ser mejorar su core business, algo a lo que contribuye la automatización del correo electrónico. Eliminando problemas que fácilmente puede hacer una máquina, es más sencillo que los esfuerzos se dirijan a lo que realmente va a hacer destacar a la empresa frente a su competencia.

¿Cómo trabajamos en Servinform el correo electrónico robotizado?

En Servinform utilizamos tecnología de vanguardia para ayudarte a ordenar y clasificar adecuadamente tus buzones de correo de forma interna, ahorrándote tiempo, dinero y, sobre todo, efectividad en esa tediosa gestión. Como consecuencia directa, mejora la agilidad de respuesta, que repercute directamente en un aumento de las transacciones y cierres de ventas. Como hemos visto, uno de los principales beneficios que aporta el correo electrónico automatizado es incrementar la satisfacción de los clientes, eso mejora la imagen de la compañía e invita al usuario a repetir la experiencia y a convertirse en embajador de la marca, atrayendo a otros potenciales clientes.

Lo cierto es que las empresas pueden recibir cientos de emails en una sola mañana y muchos de ellos no tienen por qué acabar en el buzón adecuado, por lo que se hace imprescindible que alguien, o algo, envíe cada correo a su lugar y clasifique correctamente la información que contienen. Ahí es donde entra la implementación de nuestras soluciones, como el uso de la tecnología IDP (Intelligent Document Processing) para analizar cada email de forma automática, clasificarlo y enviarlo al buzón correspondiente. Es capaz incluso de extraer los documentos adjuntos e indexarlos en el sistema del cliente para que este reciba toda la información meticulosamente ordenada y limpia. Solo en algunos casos en los que el robot tenga dudas sobre lo que hacer con determinados datos, estos pasan a manos de un agente, que finaliza la gestión. De esta manera, humanos y robots trabajan juntos, encargándose estos últimos de las tareas más monótonas y repetitivas.

correo electrónico robotizado

Para implementar todo este proceso primero pasamos por una fase de consultoría para saber en qué punto se encuentra exactamente el cliente y cómo podemos mejorar su servicio. Este trabajo es muy exhaustivo, ya que solo analizando en profundidad podemos conocer sus necesidades y objetivos y establecer todas las opciones de automatización que se podrán aplicar en el futuro de forma personalizada.

Una vez finalizado ese análisis inicial, entramos en una segunda etapa de robotización, en la que implantamos las soluciones apropiadas para cada caso.

Por último, realizamos un seguimiento exhaustivo, vigilando y midiendo cada dato para conseguir el éxito a largo plazo, siempre al lado de nuestro cliente para que cumpla sus objetivos.

Como puedes comprobar, el correo electrónico robotizado es una herramienta muy completa que puede mejorar la comunicación interna de las empresas y con sus proveedores y clientes, así como llegar a mejorar las ventas.

En Servinform somos líderes en el desarrollo de tecnologías RPA e IDP. Trabajamos bajo un modelo de Smart Business donde aplicamos la tecnología para el logro eficiente de los objetivos de nuestros clientes, ¿quieres unirte al futuro empresarial? Nosotros te ayudamos, no dudes en contactarnos. 

Correo electrónico robotizado Autora: María Aldea

Especialista en soluciones tecnológicas en Customer Communication y AI   

Contacto: mcaldea.garcia@servinform.es

Celebramos las I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO en Servinform

I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO en Servinform

Una semana llena de conocimiento, innovación y colaboración en nuestras I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO, es lo que vivimos los pasados meses de abril y mayo en nuestras sedes de Madrid y Sevilla. 

El objetivo de las Jornadas era empoderar a los responsables de proyectos y jefes de equipos en la implementación de todas las tecnologías innovadoras disruptivas y aterrizar todos estos elementos en nuestro contexto empresarial: contribuir al cambio cultural y a un mejor entendimiento de la integración de la tecnología en nuestros modelos. Además, claro está, de identificar las nuevas tecnologías como nuevas oportunidades: componentes que nos permitirán seguir creciendo en nuestra actividad, mejorar el servicio actual y seguir añadiendo valor a nuestros procesos, a nuestros clientes y, mantener así, nuestras ventajas competitivas. 

I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO en Servinform
I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO en Servinform Sevilla

Durante esta semana tuvimos tiempo para todo; repasamos algunos proyectos que hemos desarrollado con IDP, RPA, IA, BI, analítica predictiva, entre otras, además de soluciones diseñadas en tecnología low code, impulsando no solo la eficiencia sino también la calidad en las operaciones de back office. Además, analizamos casos de éxito en proyectos de transformación digital, donde estas tecnologías ya juegan un papel fundamental. Desde IDP para agilizar la extracción de datos, hasta RPA evolucionados, con componentes de IA, con los que se automatizan operaciones complejas (gestión de Reclamaciones E2E y gestión de Anomalías de Facturación, gestión de trámites de préstamos al consumo, entre otras). 

Reservamos un lugar especial para hablar de Chat GPT, una herramienta basada en IA que amplía de forma exponencial el abanico de posibilidades de transformación de los actuales modelos de trabajo. La conversación se desarrolló entorno a cómo esta herramienta puede mejorar la eficiencia y la productividad en un proyecto de back office, cómo hacer uso de esta herramienta como elemento de soporte interno a la gestión, automatización de tareas, generación de documentación y asistencia en la toma de decisiones. 

Fue un encuentro muy enriquecedor y productivo que no hubiera sido posible sin el entusiasmo y compromiso de todos los participantes.  Estas reuniones y charlas generaron valiosas conexiones y aprendizajes. Por eso, queremos agradecer la participación de todos los profesionales, ponentes y promotores de la iniciativa que con su maravillosa actitud consiguieron que todo saliera a la perfección.  

I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO
I Jornadas de Innovación, Tecnología y BPO en Servinform Madrid

En Servinform continuaremos impulsando la adopción de estas y otras tecnologías en el sector BPO, creando un futuro digital sólido y prometedor.  

6 beneficios de la externalización

6 beneficios de la externalización

¿Sabías que las empresas han incrementado en los últimos meses su demanda de externalización de servicios en un 30 %? Según datos de Manpower, la incertidumbre económica provoca que las compañías busquen en el outsourcing la respuesta a sus necesidades. En un clima inestable se dan cuenta de que dejar ciertos servicios en manos de una organización especializada es una efectiva manera de ahorrar costes sin perder calidad, pudiendo beneficiarse del talento especializado sin tener que contratarlo y/o formarlo directamente. Y es que este es, precisamente, uno de los 6 beneficios de la externalización con los que se encuentran las empresas. Profundicemos en ello.

6 beneficios de la externalización

  1. Talento especializado: según la Guía HAYS del Mercado Laboral 2023, hasta un 91 % de las empresas reconoce tener dificultades para cubrir ciertos puestos, especialmente aquellos que requieren de perfiles más cualificados. Ante esta situación, hay varias opciones:
  • Seguir buscando a ese profesional, con la inversión en tiempo y costes que eso conlleva: variará dependiendo del puesto y el tamaño de la compañía, pero, en el mejor de los casos, puede demorarse entre tres y cuatro semanas.
  • Formar a los empleados: será posible cuando el perfil que se precisa encaje muy bien con alguna de las personas que conforman el equipo, pero igualmente es una inversión que llevará un tiempo y, aun así, este empleado recién formado necesitará algún tiempo para dominar la materia.
  • Optar por el BPO: sin duda es lo más eficiente, las empresas especializadas en externalización, con dilatada experiencia como Servinform, cuentan con el personal adecuado, experto en las tareas que hay que cubrir y lo hacen bajo altos estándares de calidad.

Ahorro con la externalización

  1. Ahorro en tiempo y dinero: acudir a un experto en esos servicios que una empresa necesita implementar va a suponer un ahorro. La compañía de externalización ya cuenta con el personal especializado y las infraestructuras necesarias para poder realizar las tareas con la máxima calidad, sin necesidad de tener que gastar recursos en una costosa inversión.
  2. Cobertura 24 x 7: especialmente importante en servicios como la atención al cliente. No todas las empresas pueden permitirse el lujo de asistir a sus usuarios como les gustaría, por eso el outsourcing es la respuesta a esta necesidad. Derivando esta tarea a una organización especializada no solo garantizan cubrir un horario que de otra manera les sería imposible, sino que además tienen la certeza de que se llevará a cabo por profesionales experimentados y con soluciones de alta calidad y vanguardia.
  3. Aumenta la productividad: a menudo las empresas se pierden en tediosas y repetitivas tareas que no les ayudan a despuntar en su sector. Al delegar esas gestiones a otras compañías no solo mejoran y destacan en lo que realmente les importa, sino que, además, la motivación de sus empleados aumenta y, por tanto, su fidelidad también. Esto se traduce en grandes beneficios a largo plazo: la organización se hace cada vez más fuerte y productiva en su área, su imagen de marca es día a día más atractiva y su rotación disminuye, con todo lo que ello conlleva (reducción de gastos, mayor prestigio, etc.) Todo ello hace que este suponga uno de los 6 beneficios de la externalización más apreciados por las empresas.

Ventaja competitiva

  1. Mejora la calidad: que un partner especializado se encargue de esos procesos tediosos que quitan tiempo y energía hace que el resultado final sea de muchísima más calidad. Estarán en manos de personas con experiencia que cuidarán y resolverán de forma ágil la gestión. Lo cierto es que los días tienen un número limitado de horas y no todas las organizaciones pueden permitirse el lujo de poner la misma atención en cada una de sus tareas. Al delegar algunas de ellas, se centran mejor en su core business, que es lo que les va a posicionar sobre otros negocios. Además, como se evitan errores, el prestigio de la compañía crece.
  2. Estar a la última en tecnología: contar con un partner como Servinform conlleva una clara ventaja: la posibilidad de acceder a soluciones innovadoras que de otra manera sería imposible. Esto permite a las empresas permanecer a la vanguardia tecnológica a la vez que reducen costes. En un momento como el que vivimos, marcado por la transformación digital, resulta indispensable para las organizaciones poder tener acceso a los últimos avances. Según datos del informe Brújula Tecnologías digitales, elaborado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad, un 31,8 % de las compañías de 10 o más personas empleadas en España usan sistemas cloud, el 13,9 % analiza macrodatos (2,8 puntos más que en 2021) y el 11,8 % utiliza inteligencia artificial (3,5 puntos más que en 2021). Quedarse al margen de estas cifras supone un retroceso evidente o incluso el cierre del negocio.

El outsourcing supone una herramienta fundamental para las empresas que aspiran a seguir creciendo en un mercado cada vez más especializado, tecnológico y complejo. Estos son solo 6 beneficios de la externalización, pero lo cierto es que hay muchos más (flexibilidad, reducción de riesgos, eficiencia, etc.) Te invitamos a que los descubras todos trabajando con Servinform, estaremos encantados de ayudarte y de llevar tu negocio al siguiente nivel.

BPO, el valor añadido de externalizar procesos

externalizar procesos

El BPO ya no es solo el futuro de las empresas, es su presente. En un mundo en el que cada vez tiene más valor la especialización, la necesidad de externalizar procesos y ponerlos en manos de expertos se ha convertido en algo crucial para el éxito de las compañías. La transformación digital, acelerada por la pandemia, empujó a las organizaciones a adaptarse rápidamente a una nueva manera de trabajar, castigando duramente a aquellas que no fueran capaces de adaptarse. Según datos de la Asociación Española de Empresas de Consultoría, los ingresos procedentes de los servicios de outsourcing alcanzaron los 7.658 millones de euros en 2021. 

Y es que la externalización conlleva un ahorro importante para las empresas que apuestan por ella, no solo porque pueden centrarse en otras tareas y ser más productivas, sino también porque la compañía de BPO ya cuenta con el personal y las instalaciones apropiados, algo que, de tener que llevarlo a cabo por sí misma, le supondría un gasto elevadísimo y, probablemente, las más pequeñas optarían por no implementarlo. 

Escasez de talento

La transformación digital también ha disparado la demanda de perfiles tecnológicos, algunos tan especializados que resulta complicado encontrar personal lo suficientemente preparado como para afrontar el desafío. Según datos de Eurostat, aproximadamente un 1 % de los puestos que se ofrecen, es decir, unos 109.000, no llegan a cubrirse. 

Las empresas han visto en la externalización una tabla salvadora con la que suplir esa búsqueda incansable: la compañía de BPO cuenta con expertos en diferentes áreas, y, como es el caso de Servinform, también con los que resuelven de forma exitosa cualquier necesidad derivada de la transformación digital. Eso supone un gran alivio para el altísimo porcentaje de organizaciones, en un 70 %, PYMES y de menos de 200 trabajadores, que no consigue cubrir sus vacantes. Según un reciente informe de IESE Business School, el déficit de talento se da especialmente en las áreas de inteligencia artificial y big data (85 %) y marketing digital (82 %). Las empresas consultadas para el estudio indicaron que los conocimientos profesionales más demandados en 2025 serán los relacionados con idiomas, regulación medioambiental, big data, marketing digital, IA y robótica. 

En Servinform lo sabemos muy bien, por eso estamos preparados con profesionales que se adaptan a las nuevas necesidades. De esa manera, al externalizar procesos, nuestros clientes se pueden centrar exclusivamente en crecer y especializarse en su ámbito, olvidándose de quebraderos de cabeza innecesarios. 

Externalizar procesos, la clave

Y es que la externalización conlleva muchísimas ventajas, por eso no es de extrañar que haya crecido tanto el número de organizaciones que apuesta por esta fórmula: según un informe de NTT Services, se estima que el 45 % de las empresas ha planeado aumentar su subcontratación desde la pandemia, a menudo buscando habilidades que no pueden cubrir por sí mismas. En otras ocasiones, lo que quieren es una reducción de los costes y, en todos los casos, consiguen mucho más de lo que esperaban: agregar valor a su actividad empresarial, lo que puede traducirse en elevados beneficios y una mayor motivación de los empleados, que sienten que se dedican realmente a lo importante y ven un mayor crecimiento de la organización en la que se desenvuelven. 

No hay que olvidar, además, que externalizar procesos conlleva que esos servicios que se delegan van a llevarse a cabo con una dosis de calidad extra que de otra forma no sería posible, sin errores y en un plazo de tiempo generalmente más corto que si lo ejecutara la propia empresa. Igualmente, al gestionarse la tarea de forma más eficiente, se reducen riesgos que puedan dañar la imagen de marca. 

¿Qué se puede externalizar?

El refranero está repleto de sabiduría, frases como “zapatero a tus zapatos” o “el que mucho abarca, poco aprieta” serían aplicables a este punto. Lo ideal es que los negocios dejen en manos de expertos esas tareas que les alejan de su objetivo principal. Aquí podríamos hablar de: 

  • Procesos completos: como pueden ser la gestión de nóminas o la contabilidad financiera. 
  • Parciales: por ejemplo, la digitalización de los contratos o la preparación de cuentas anuales. 
  • Masivos: aquellos en los que se maneja mucha información. 
  • De bajo valor añadido: que son de obligado cumplimiento, pero que no están relacionados con la actividad principal. 
  • Repetitivos: formados por tareas que se repiten. 
  • Procesos que consumen muchos recursos: son los que siempre se deberían externalizar, porque ‘queman’ valioso tiempo y dinero que podría dedicarse a otras tareas mucho más productivas. 

En Servinform somos especialistas en outsourcing, nuestra dilatada experiencia y nuestros más de 1.200 clientes satisfechos nos avalan. Si estás pensando en externalizar procesos, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros, estamos seguros de que podremos ayudarte. 

Por qué debes externalizar procesos de tu empresa

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¿Cómo focalizarse en la especialización? A menudo las empresas desean centrarse en esa actividad que las hace únicas y especiales, pero en el camino se encuentran con necesidades muy diferentes que también deben satisfacer. Es en este momento, donde empiezas a preguntarte por qué debes externalizar procesos y qué ventajas puede aportarte. 

¿Qué beneficios tiene?

La externalización es la llave de la especialización, lo que va a hacer que tu compañía destaque realmente en lo que mejor sabe hacer, sin pérdidas de tiempo ni de preciados (y limitados) recursos. Veamos en detalle por qué es importante llevarla a cabo: 

  • Se reducen los costes: al dejar que otra empresa se encargue de ese proceso que a ti solo te desgasta, se minimizan los gastos, ya que la compañía externa cuenta previamente con la infraestructura y el personal necesario para realizar esa labor. 
  • Aumenta la productividad: el especialista dispone de experiencia y conocimientos para realizar de forma eficiente esa tarea que le delegas, con lo que tu productividad aumenta. Según datos de Adecco, este incremento puede alcanzar hasta un nada desdeñable 20 %. 
  • Mejora de la calidad: al proyectar tus esfuerzos donde realmente deben estar, tus acciones se vuelven mucho más eficientes. 
  • Mayor facilidad para hacer frente a los cambios: contar con personal externo ofrece una visión nueva y diferente que puede resultar tremendamente enriquecedora, especialmente a la hora de afrontar tiempos de cambio. 

¿Quién puede hacerlo?

Es habitual pensar que la externalización es algo a lo que solo las grandes empresas pueden aspirar, pero lo cierto es que resulta muy beneficioso también para las más pequeñas. ¿Por qué externalizar procesos en una mediana o pequeña organización? La respuesta es sencilla: son ellas, precisamente, las que más problemas se van a encontrar a la hora de cubrir ciertas tareas. No siempre pueden permitirse el personal especializado ni la infraestructura necesaria y les supone un gran alivio encontrar a alguien que se lo solucione. La externalización elimina, por tanto, una fuente importante de preocupaciones y gastos. 

¿Qué procesos se deben externalizar?

Prácticamente cualquier tarea es susceptible de ser delegada por otra organización, pero entre las más habituales podemos encontrar: 

  • Contabilidad: es una parte crucial para cualquier empresa y no es que se trate de algo sencillo precisamente, por lo que contratar un servicio profesional a un precio razonable que se encargue de ello puede ser una gran idea. 
  • Atención al cliente: otra de esas grandes labores que a menudo conllevan un auténtico quebradero de cabeza. Y no es para menos, su importancia es enorme: ¿qué serían las compañías sin sus preciados clientes? Encontrar a alguien que realice una gestión excelente de esta área es algo muy preciado. 
  • Gestión de proveedores: al externalizarlo se consiguen agilizar las actividades relacionadas con el departamento de compras, lo que puede resultar muy beneficioso para la organización. 
  • Gestión administrativa: sí, también es habitual delegar este campo, de forma que parte de las tareas del día a día, como la recepción de llamadas o la organización de la agenda, se cubren de forma externa. 
  • Recursos humanos: su externalización no solo conlleva un aumento de la productividad, sino que, además, es capaz de reducir los costes hasta en un 25 %. 

Cómo elegir una empresa para externalizar procesos.

La externalización de procesos siempre es una buena idea cuando se busca reducir costes, mejorar la eficiencia y ganar en agilidad, pero es importante calibrar bien con quién se va a llevar a cabo y que cumpla con una serie de requisitos innegociables:  

  • Recursos: la empresa a la que se le van a delegar las tareas debe aportar especialistas y medios materiales para realizar de forma eficaz esas tareas que a ti te cuestan un tiempo y personal que no tienes. 
  • Experiencia: qué mejor que escoger un aliado que cuente con una amplia experiencia previa realizando ese tipo de gestiones. Es mejor evitarse sorpresas desagradables y apostar por un valor seguro.
  • Confiabilidad: muy probablemente, esa compañía tendrá que acceder a información confidencial para poder realizar las funciones contratadas, así que lo más recomendable es que cuente con una sólida reputación. 
  • Calidad: la garantía de calidad es fundamental a la hora de confiar un proyecto, así que escoge a una organización que asegure buenos resultados desde el primer momento y hasta el último día del contrato, que ofrezca un trato personalizado, profesional y haga un seguimiento eficaz del plan de acción. 

Si necesitas un socio que cumpla con tus expectativas, no dudes en contactar con nosotros, somos una empresa sólida formada por más de 8.000 personas a las que les apasiona su trabajo. Somos especialistas en externalización en activo desde hace 45 años y el mejor compañero para la transformación digital 360º que tus clientes demandan. Hemos sabido adaptarnos a los tiempos y necesidades del mercado, cubriendo con éxito una larga lista de servicios y soluciones para nuestros más de 1.200 clientes. 

Cómo empezar la externalización en tu empresa

xternalización en tu empresa

El sector de la externalización no ha dejado de crecer en estos últimos años. Este supone una oportunidad para las empresas de potenciar sus capacidades de gestión y administración tecnológica y de personal.   

Además, debido al gran crecimiento de la competitividad, muchas compañías necesitan externalizar actividades para no perder de vista el core business, desarrollar las actividades que son claves en su negocio y dar servicios mucho más especializados a sus clientes. Si bien es cierto, que a diferencia del BPO, la externalización abarca cualquier tipo de actividad, no solo la que es considerada “no primaria”. 

Es una forma de mejorar la capacidad de adaptación de las empresas a los entornos cambiantes, en los que hace falta realizar cambios sustanciales que mejoren la capacitación de las mimas para dar, de forma rápida y eficaz, una respuesta a las necesidades del mercado. 

Muchas compañías siguen pensando que externalizar supone perder el control, pero los innumerables aspectos positivos que trae consigo, la avalan como estandarte de crecimiento y evolución. Es más, la gran mayoría de sociedades que han decidido mejorar han apostado por la externalización.  

¿Por qué dar el paso de la externalización? 

Externalizar es sinónimo de flexibilizar. Ayuda a las empresas a eliminar rigidices aportando mayor margen de crecimiento. Las permite ser más productivas y eficientes. 

A esto, hay que sumarle los múltiples beneficios que aporta: 

  • Permite focalizar los esfuerzos en la actividad primaria. 
  • Genera una mayor profesionalización gracias a la incorporación de perfiles expertos al proyecto. 
  • De lo anterior, se concatena una mejora de la calidad en los servicios o productos que se presentan.  
  • Reduce los costes. 
  • Aumenta la productividad. 
  • Reduce los riesgos. 

Claves para comenzar la externalización en tu empresa 

Ahora bien, surge una importante diatriba cuando se quiere iniciar este proceso para mejorar la productividad empresarial porque no se sabe muy bien cómo empezar la externalización o por dónde comenzarla.  

Lo primero, y más importante, es saber qué actividades se van a hacer con recursos propios y cuáles van a necesitar la ayuda de un partner o proveedor. 

En este caso, lo más aconsejable es empezar con aquellos servicios que no forman parte directa del proceso productivo, como, por ejemplo, la atención al cliente, asesorías contables y tributarias, el desarrollo web… y olvidarse de dejar en manos de terceros las core. Sin embargo, hay empresas que externalizan sus actividades principales, pero manteniendo un control absoluto del proceso.  

El siguiente paso sería plantearse ciertas preguntas cuyas respuestas irán guiándote para saber cómo realizar este proceso de outsourcing: 

  • ¿La compañía es competitiva en el mercado en el que opera? Esta pregunta define el tipo de externalización que necesitará la compañía: outsourcing a nivel local u offshoring. 
  • ¿Cuáles son las competencias core? Al identificarlas adecuadamente se acotan las actividades que pueden ser externalizadas.  
  • ¿El grupo conoce sus costes de estructura y de departamentos? La respuesta a esto es una de las razones más populares de la externalización. Reducir costes es importante, pero para ello hay que saber cuál es el área que más conviene “delegar”.  
  • ¿La compañía está aplicando las estrategias correctas de gestión, personal y procesos para ser competitiva? La estrategia que se está siguiendo debe tenerse en cuenta a la hora de analizar qué proceso se va a externalizar. 
  • ¿Puede ser el outsourcing una pieza clave para conseguir los objetivos? Con un DAFO se obtendrá la respuesta.  

Después de dar respuesta a todas estas preguntas y tener más o menos definida la estrategia surge la duda de cuándo llevarla a cabo. La verdad es que no hay un momento perfecto, pero sí más adecuado. Este es cuando los costes fijos están muy altos, la inversión que se debe hacer para dar un servicio de calidad es superior a los beneficios o simplemente cuando tu empresa lo necesita para crecer y mejorar.  

El outsourcing es un modo de mejorar los resultados de la cadena de valor. El proveedor se presenta como un partner que aporta valor en el proceso productivo. 

¿Qué es BPO?

qué es BPO

Seguramente hayas oído mil veces el término BPO a lo largo de tu carrera profesional y no sepas la traducción literal al inglés o de dónde provienen las siglas, pero lo que sí es seguro, es que sabes que es clave para mejorar la competitividad de las empresas hoy en día.

¿Qué es BPO?

BPO viene de las siglas inglesas Business Process Outsourcing cuya traducción literal es externalización de procesos del negocio. Es decir, poner en manos de terceros un proceso o servicio para mejorar la actividad. Una subcontratación de funciones de procesos de negocio mediante proveedores externos.

Hoy en día, se compone de una amplia gama de actividades de servicios empresariales que son externalizados en compañías especializadas en distintos procesos de negocio como son, la atención a clientes, contabilidad, RRHH…

El BPO es un sector muy prolífero en estos últimos años. No ha dejado de crecer la demanda de este tipo de servicios ni con la llegada de la covid-19. ¿El motivo del aumento de la externalización? La oportunidad que ofrece a las compañías de potenciar sus capacidades de gestión y administración tecnológica y de personal a través de “delegar” procesos. Además, hay que mencionar, que debido al gran crecimiento de la competitividad, muchas empresas necesitan externalizar para no perder el foco en el Core Business y desarrollar las actividades que son clave en su negocio.

Es una forma de adaptarse a los entornos cambiantes en los que vivimos y en los que hace falta realizar cambios sustanciales que mejoren la capacitación de la empresa para dar, de forma rápida y eficaz, una respuesta a las necesidades del mercado.

En los últimos años la externalización de servicios ha marcado tendencia en diversos sectores de la economía. Las grandes empresas españolas dedicaron 18.000 millones a externalizar servicios tecnológicos en 2021. Según datos de la consultora Quint, esto supone un 49% de su gasto total en tecnología. Dentro de los sectores que más utilizan esta modalidad, el de la logística y el transporte es el que más dispuesto está a tercerizar seguido de la industria química y la manufactura. Una cosa está clara, en los últimos años la externalización de servicios ha marcado tendencia en diversos sectores de la economía debido a los múltiples beneficios que aporta.

Ventajas que aporta la externalización

El principal objetivo que buscan las empresas con la externalización es reducir costes y mejorar la eficiencia de sus actividades entre otros muchos beneficios.

  • Reducción de los costes en contratación de personal y equipamiento tecnológico.
  • Posibilidad de abrir nuevas líneas de negocio.
  • Focalizar los esfuerzos en las áreas centrales.
  • Mayor rapidez de respuesta para clientes o proveedores.
  • Mayor flexibilidad de la empresa para afrontar cambios.
  • Especialización y mejora del conocimiento de negocio.

Tipos de BPO

El BPO se divide en: back office y front office.

  • Back Office: conjunto de tareas relacionadas con la administración y la eficiencia del buen funcionamiento interno de una empresa que son esenciales para que la corporación funcione correctamente, pero que no generan ingresos directos.  La externalización en el back office suele estar enfocada en tareas para las que la compañía no está preparada o a las que no puede dedicar el tiempo necesario.
  • Front office: los procesos que se incluyen en el front office tienen relación directa con los clientes, es decir trato con el consumidor (atención al cliente, telemarketing, ventas…). En un sentido literal, todo lo que ocurre en el front se da “delante” del negocio. Estas acciones supondrán una parte importante de la actividad económica empresarial y será fundamental dejar en manos de expertos la gestión de alguna de ellas, ya que hoy en día, la atención al cliente y el trato al mismo es esencial.

Además de estas dos amplias categorías, los servicios de BPO se pueden clasificar por ubicación geográfica o en base al tipo de apoyo que brindan. En el caso de la localización en la que se encuentra la externalización del servicio se puede hablar de externalización en el extranjero.

Si necesitas externalizar cualquier servicio o proceso no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Somos líderes del sector!