¿Cómo focalizarse en la especialización? A menudo las empresas desean centrarse en esa actividad que las hace únicas y especiales, pero en el camino se encuentran con necesidades muy diferentes que también deben satisfacer. Es en este momento, donde empiezas a preguntarte por qué debes externalizar procesos y qué ventajas puede aportarte.
¿Qué beneficios tiene?
La externalización es la llave de la especialización, lo que va a hacer que tu compañía destaque realmente en lo que mejor sabe hacer, sin pérdidas de tiempo ni de preciados (y limitados) recursos. Veamos en detalle por qué es importante llevarla a cabo:
- Se reducen los costes: al dejar que otra empresa se encargue de ese proceso que a ti solo te desgasta, se minimizan los gastos, ya que la compañía externa cuenta previamente con la infraestructura y el personal necesario para realizar esa labor.
- Aumenta la productividad: el especialista dispone de experiencia y conocimientos para realizar de forma eficiente esa tarea que le delegas, con lo que tu productividad aumenta. Según datos de Adecco, este incremento puede alcanzar hasta un nada desdeñable 20 %.
- Mejora de la calidad: al proyectar tus esfuerzos donde realmente deben estar, tus acciones se vuelven mucho más eficientes.
- Mayor facilidad para hacer frente a los cambios: contar con personal externo ofrece una visión nueva y diferente que puede resultar tremendamente enriquecedora, especialmente a la hora de afrontar tiempos de cambio.
¿Quién puede hacerlo?
Es habitual pensar que la externalización es algo a lo que solo las grandes empresas pueden aspirar, pero lo cierto es que resulta muy beneficioso también para las más pequeñas. ¿Por qué externalizar procesos en una mediana o pequeña organización? La respuesta es sencilla: son ellas, precisamente, las que más problemas se van a encontrar a la hora de cubrir ciertas tareas. No siempre pueden permitirse el personal especializado ni la infraestructura necesaria y les supone un gran alivio encontrar a alguien que se lo solucione. La externalización elimina, por tanto, una fuente importante de preocupaciones y gastos.
¿Qué procesos se deben externalizar?
Prácticamente cualquier tarea es susceptible de ser delegada por otra organización, pero entre las más habituales podemos encontrar:
- Contabilidad: es una parte crucial para cualquier empresa y no es que se trate de algo sencillo precisamente, por lo que contratar un servicio profesional a un precio razonable que se encargue de ello puede ser una gran idea.
- Atención al cliente: otra de esas grandes labores que a menudo conllevan un auténtico quebradero de cabeza. Y no es para menos, su importancia es enorme: ¿qué serían las compañías sin sus preciados clientes? Encontrar a alguien que realice una gestión excelente de esta área es algo muy preciado.
- Gestión de proveedores: al externalizarlo se consiguen agilizar las actividades relacionadas con el departamento de compras, lo que puede resultar muy beneficioso para la organización.
- Gestión administrativa: sí, también es habitual delegar este campo, de forma que parte de las tareas del día a día, como la recepción de llamadas o la organización de la agenda, se cubren de forma externa.
- Recursos humanos: su externalización no solo conlleva un aumento de la productividad, sino que, además, es capaz de reducir los costes hasta en un 25 %.
Cómo elegir una empresa para externalizar procesos.
La externalización de procesos siempre es una buena idea cuando se busca reducir costes, mejorar la eficiencia y ganar en agilidad, pero es importante calibrar bien con quién se va a llevar a cabo y que cumpla con una serie de requisitos innegociables:
- Recursos: la empresa a la que se le van a delegar las tareas debe aportar especialistas y medios materiales para realizar de forma eficaz esas tareas que a ti te cuestan un tiempo y personal que no tienes.
- Experiencia: qué mejor que escoger un aliado que cuente con una amplia experiencia previa realizando ese tipo de gestiones. Es mejor evitarse sorpresas desagradables y apostar por un valor seguro.
- Confiabilidad: muy probablemente, esa compañía tendrá que acceder a información confidencial para poder realizar las funciones contratadas, así que lo más recomendable es que cuente con una sólida reputación.
- Calidad: la garantía de calidad es fundamental a la hora de confiar un proyecto, así que escoge a una organización que asegure buenos resultados desde el primer momento y hasta el último día del contrato, que ofrezca un trato personalizado, profesional y haga un seguimiento eficaz del plan de acción.
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