La convergencia de la inteligencia artificial y la automatización de procesos ha generado una transformación radical en el ámbito laboral, redefiniendo cómo humanos y máquinas colaboran y coexisten. En esta era de innovación tecnológica presenciamos un cambio sin precedentes en la forma en que realizamos nuestras tareas diarias. La creciente integración de sistemas inteligentes y robots en el entorno laboral plantea no solo desafíos, sino también oportunidades para optimizar la eficiencia, mejorar la productividad y potenciar la creatividad humana.
En este nuevo paradigma debemos tener claro que los robots no son enemigos, sino que son aliados y serán nuestros compañeros en el día a día. Es por eso por lo que en Servinform hemos dado un paso más en el mundo de la automatización, lo que llamamos Automation First, basado en las siguientes ideas:
- El robot como primera opción: las máquinas se convierten en la primera elección para la realización de tareas. Optimiza la eficiencia al permitir que los robots asuman actividades rutinarias y repetitivas.
- Control y monitorización integral: los robots toman la responsabilidad de controlar y supervisar todas las tareas, tanto las ejecutadas por humanos como las realizadas por ellos mismos.
Esta gestión integral del ciclo de actividad proporciona un nivel avanzado de coordinación y dirigimos, así, la capacidad humana a dos ámbitos de valor:
- Aquellas tareas no completadas por los robots por cualquier tipo de incidencia.
- Aquellas tareas cognitivas que los robots aún no pueden realizar.
El objetivo de este modelo es proponer un sistema que delimite el ámbito de actuación de personas y robots para posicionar a cada uno en el lugar donde aporta valor.
Principales aplicaciones de la Automation First
La implementación de Automation First abre la puerta a diversas aplicaciones en el mundo empresarial, redefiniendo la forma en que las organizaciones abordan las tareas diarias.
Algunas de las principales aplicaciones son:
- Entornos donde haya un número elevado de personas trabajando y se necesite un apoyo adicional.
- Cuando se necesite un control preciso de las tareas y se quiera reducir el coste de este proceso.
- Cuando haya picos y/o incertidumbres en la carga de trabajo.
- Cuando el objetivo sea aumentar las tareas realizadas, pero no el número de personas involucradas.
¿Por dónde empezar a usarla en las empresas?
El cambio de paradigma propuesto, al poner a las máquinas ‘delante’ de las personas, implica que son los propios robots quienes supervisan la entrada de tareas a realizar. A partir de ahí, ellos determinan lo que pueden llevar a cabo y redireccionan el resto a los humanos.
Por eso, es crítico identificar los focos de creación de tareas: buzones de email, listas, pantallas de aplicaciones corporativas con asignaciones, etc. Es aconsejable dejar que el robot organice y supervise antes el trabajo, así se garantiza que todas las situaciones se gestionan adecuadamente, permitiendo identificar casos donde se automatice el proceso.
Es importante destacar que no se busca asignar labores completas al robot, por el contrario, el objetivo con la Automation First es dejar que realicen aquellas partes en las que pueden brindar asistencia, poniendo el resto en manos de las personas.
Ventajas de Automation First
- Eficiencia operativa mejorada: la automatización de tareas libera recursos y mejora la eficiencia operativa general.
- Enfoque en tareas de alto valor: los profesionales pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas y de alto valor que requieren habilidades humanas únicas.
- Mejora en la calidad y precisión: los robots realizan tareas con una precisión constante, reduciendo errores y mejorando la calidad del trabajo.
- Adaptabilidad: facilita la adaptación a cambios en el entorno empresarial, manteniendo una ventaja competitiva.
La aplicación de Automation First en las empresas no solo representa una revolución en la gestión de tareas, sino también un salto hacia una colaboración más efectiva y eficiente entre humanos y tecnología. Con una implementación cuidadosa y una mentalidad abierta al cambio, las empresas pueden posicionarse para abrazar el futuro del trabajo de manera innovadora.
Ejemplos de uso en Servinform
La adopción de este nuevo enfoque requiere que la organización haya alcanzado un nivel de madurez adecuado. En este sentido, en Servinform ya contamos con experiencias comprobadas en dos áreas:
- A nivel interno, en los servicios de process outsourcing que ejecutamos.
- A nivel externo, en aquellos clientes de diferentes sectores en los que prestamos servicios y ya han alcanzado el nivel de madurez óptimo para optar a esta solución.
Uno de los ámbitos en los que la estamos aplicando es en la gestión global de tareas asociadas a anomalías de facturas. Aquí el desafío pasa por mejorar, con el enfoque de Automation First, los tiempos que los empleados invierten en resolver esos problemas recibidos.
¿Por qué este entorno es propicio a su uso? Debido a sus características:
- Alto volumen de actividad, con una distribución variable dependiendo del día y de un mes a otro. En torno a 40.000 operaciones al mes.
- Alta complejidad de los trabajos a realizar, con TMO superiores a 20 min.
- Alta variabilidad del entorno y los sistemas, con continuas actualizaciones y cambios en las aplicaciones.
La solución propuesta en este caso fue localizar el punto de entrada de los procedimientos recibidos y establecer:
- Toda la información necesaria para recolectar de cada tarea recibida.
- Definir las reglas para identificar la tipología de cada tarea.
- Localizar aquellas que se podían automatizar y las que no, para que las personas se encargaran de estas últimas.
- De las robotizables, identificar en qué punto precisaban de ayuda humana.
- Establecer la relación automática entre unos procesos automatizados y otros para que se fueran pasando las tareas cuando fuese necesario.
- Se estableció una gestión de las tareas para que estas fueran pasando de un proceso robotizado a otro, participando las personas en mayor o menor medida según lo requerido y teniendo siempre una visión global de la actividad realizada.
- Además, implementamos la recopilación de información esencial para realizar un seguimiento, gestionar y proyectar la carga de tareas recibidas.
En conclusión, el concepto Automation First representa un paso más hacia la evolución de la automatización inteligente, transformando la dinámica laboral y potenciando la colaboración entre humanos y máquinas. En Servinform hemos liderado esta revolución al implementar con éxito este enfoque, redefiniendo la gestión de tareas y optimizando la eficiencia operativa.
¿Te gustaría incorporar la Automation First en tu negocio? No dudes en contactarnos.
Autor: Esteban Morillo
Codirector Área de Automatización Inteligente
Contacto: emorillob@servinform.es
