La transformación digital no es solo una imperiosa necesidad para las empresas, la Administración Pública también está necesitada de incorporar tecnología de vanguardia que mejore sus procesos y los dote de una mayor agilidad. Aquí es donde la automatización inteligente entra en juego para convertirse en una valiosa aliada, aunque el camino para implementarla no siempre es sencillo.
Desafíos de la automatización inteligente en la Administración Pública
No hay duda de que la Administración debe actualizarse y adaptarse a nuevas herramientas que faciliten y agilicen el trabajo. Para ello se aprobó el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025, que tiene una inversión de más de 3.000 millones de euros y que busca mejorar su eficiencia.
Según el Índice de la Economía y la Sociedad Digitales, (DESI), elaborado por la Comisión Europea, la Administración Pública española se encuentra en el top ten de la digitalización, aunque aún hay desafíos por resolver:
- Lentitud en algunos procesos: en total, tal y como se indicó en la mesa redonda de El Confidencial La hiperautomatización en la Administración Pública, hasta un 70 % de los procedimientos que se gestionan son ayudas y subvenciones, por lo que la solución pasa por poner foco en ello. Un ejemplo de automatización en esta área y que demuestra que es posible reducir ese ‘atasco’ burocrático es el que lleva a cabo con éxito Servinform desde hace más de 2 años, a través de la UAI, para la Junta de Andalucía, donde en poco más de un mes, se consiguieron gestionar ayudas millonarias para el empleo estable. Otro factor a tener en cuenta es que la lentitud se debe, en ocasiones, a la complejidad de algunos trámites, por lo que sería interesante simplificarlos, eliminando pasos innecesarios que entorpecen la gestión.
- Especialización del funcionario: en esa misma mesa de debate se señaló que, hasta ahora, el funcionario público había sido un perfil multitarea. El desafío, con la automatización de procesos, es su reciclaje profesional hacia una especialización que debe ir de la mano de la tecnología y la innovación.
- Integración con sistemas ya existentes: la Administración Pública no parte de cero, está conformada por un extenso y complejo sistema informático sobre el que se tiene que integrar una automatización inteligente eficaz, lo que supone un reto añadido.
Oportunidades de la automatización inteligente en la Administración Pública
Según un estudio realizado por IDC, el 87 % de los responsables de las Administraciones Públicas declararon que la automatización es una prioridad, algo que vemos materializado en ejemplos como el de Renfe, que ha anunciado que destinará 10 millones de euros a la automatización, o el de la Comunidad de Madrid, que hará lo propio con una inversión de más de cinco millones. Y es que resulta evidente que la automatización conlleva una serie de ventajas que es interesante aprovechar:
- Mejores servicios para el ciudadano: la consecuencia final del uso de la automatización inteligente es mejorar la vida de las personas: tiempos más reducidos, una relación más sencilla con la Administración (con todo lo que ello conlleva) y una mayor transparencia en los procesos son solo algunas de las mejoras más evidentes. Además, la inclusión de tecnologías como la inteligencia artificial pueden contribuir a la personalización, con lo que se enriquece aún más la experiencia para el ciudadano.
- Mayor productividad: los funcionarios, al verse liberados de tareas repetitivas, pueden centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor. De esta forma, resulta más fácil aprovechar todo su talento y potencial y ellos, a su vez, se sienten más motivados y valorados, con lo que su productividad también aumenta.
- Reducción de errores: la automatización reduce la posibilidad de fallos humanos en tareas repetitivas, lo que lleva a una mayor precisión en la ejecución de procesos y en la gestión de datos y minimiza el impacto en las personas que los sufren y las disputas legales derivadas de ello.
- Mejora en la toma de decisiones: la medición de datos en tiempo real proporciona una información muy valiosa para la toma de decisiones. Y si hay algo que debería preocupar en las administraciones, es precisamente eso: tomar determinaciones informadas, basadas en datos, que puedan solucionar más eficazmente los problemas de los ciudadanos.
En resumen, la automatización inteligente en la Administración Pública plantea algunos desafíos, pero, aunque no sea un camino de rosas, no hay duda de que los frutos de aplicarla merecen la pena: mejorar la experiencia del ciudadano, aumentar la productividad y reducir errores son metas que, con la tecnología y el soporte adecuados, como el que ofrecen empresas como Servinform, es posible alcanzar. Y es que somos conscientes de que, al trabajar con soluciones innovadoras, jugamos un papel crucial en la consecución de estos objetivos.
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